Efektywne zarządzanie czasem

Pięć zasad efektywności osobistej

Istnieje pewna zasada mówiąca o tym, iż to, co robimy w życiu jest lustrzanym odbiciem naszego wnętrza. Na świat patrzymy własnymi oczami i poprzez pryzmat własnego wnętrza, własnej psychiki. Nie postrzegamy świata takim, jakim jest w rzeczywistości, tylko niejako oglądamy własną „projekcję” tego świata.

Jeśli chcemy coś zmienić w swoim życiu, w relacjach z innymi, w efektach w pracy, w zarządzaniu swoim kalendarzem – potrzebujemy przede wszystkim dokonać zmian W SOBIE.  I to w zasadzie jedyny element, nad którym powinniśmy pracować.

Każdy z Was ma teraz ten piękny przywilej zarządzania swoim własnym czasem – osobistym i zawodowym oraz wspaniałą sposobność godzenia obowiązków zawodowych z
rodzinnymi, osobistymi, pasjami, innymi życiowymi zobowiązaniami.

ZASADA NUMER JEDEN: USTAL PRIORYTETY

Co naprawdę jest dla Ciebie ważne?

Jakie dostrzegasz priorytety w swoim życiu?

Przyjrzyj się najważniejszym obszarom Twojego życia. Zastanów  na ile realizujesz je  skali od 1-10 ? Na ile chciałabyś te dziedziny realizować, aby były dla Ciebie satysfakcjonujące? Jak myślisz? Co sprawia, że nie udaje się Tobie osiągnąć założony poziomy satysfakcji w tych obszarach? Z czym odczuwasz największą trudność? Jaki obszar wzbudza w Tobie najprzyjemniejsze odczucia?

Okazuje się, że każdy z nas ma tyle samo czasu. To, jakie efekty przynoszą mu jego działania, zależy od tego, w jaki sposób ten czas wykorzystuje. A to z kolei zależy od priorytetów.

Najważniejsze już wiemy – wszyscy mamy tyle samo czasu. Życie w przekonaniu, iż „mam za mało czasu” jest naprawdę frustrujące i ograniczające. Pozbawia nas energii, siły do działania i często zniechęca przy napotykaniu najmniejszych trudności dezorganizujących nasz kalendarz.

Życie w poczuciu, ze MAMY CZAS, daje nam możliwość wybierania, decydowania, świadomego planowania w taki sposób, aby wypełnić go w sposób, zgodny z naszymi wartościami, planami, priorytetami.

Skoro już wiemy, że mamy czas i wiemy, jakie mamy priorytety, czas zastanowić się nad tym, w jaki sposób efektywnie ten czas wykorzystać.

Zidentyfikuj i zbierz wszystkie sprawy, które  zaprzątają Twoją głowę, oceń ich znaczenie a następnie zaplanuj, w jaki sposób uporać się z nimi.

Jak to zrobić? Zarządź swoimi zobowiązaniami.

ZASADA NUMER DWA: OCZYŚĆ UMYSŁ I KALENDARZ Z ZALEGŁYCH SPRAW

Pomyśl teraz  projekcie, sprawie związanej z wykonywaniem swoich obowiązków zawodowych (lub jeśli wolisz sprawę osobistą), która najbardziej zaprząta Twój umysł w tym momencie. Co Ciebie najbardziej nurtuje, rozprasza, zajmuje w jakikolwiek sposób, zajmuje Twoją uwagę?  Z jaką sprawą  prędzej czy później będziesz musiał się zmierzyć.

Teraz opisz jednym prostym zdaniem, jaki ma być pożądany efekt tego problemu, tej sytuacji. Inaczej: co musi się zdarzyć, abyś uznał to zadanie za „wykonane”?

Teraz zapisz, jakie najbardziej fizyczne działanie możesz teraz podjąć, aby pchnąć sprawę do przodu?

Wyobraź sobie, że na całym świecie jest tylko ta sprawa. Tylko tę sprawę musisz załatwić. Co robisz? Wysyłasz email? Rozmawiasz z klientem? Kupujesz coś? Dzwonisz do kogoś? Poszukujesz gdzieś potrzebnych informacji?

Teraz wyznacz sobie przedział czasowy, w którym wykonasz ten pierwszy krok. Celowo używam sformułowania PRZEDZIAŁ, ponieważ wyznaczanie konkretnych dat i godzin może nas szybko pozbawić motywacji – wystarczy nieprzewidziane zdarzenie, korek, choroba i data staje się nieaktualna. Może będą to pierwsze dwa tygodnie sierpnia?

Co teraz myślisz o tej sprawie? Nadal jest tak trudna do realizacji? Sprawa nadal ma taki sam ciężar. Zatem co się zmieniło?

Zmieniłeś po prostu sposób myślenia o tym problemie. Zmieniłeś stan swojego umysłu. A może nawet, zamiast ten problem nieustannie spychać, zacząłeś o nim myśleć? Nie rozważać, dywagować nieustannie, lecz konstruktywnie  pomyślałaś o rozwiązaniu, a nie samym problemie, którego tak się bałeś. Nastawiłeś się na działanie i efekty.

 

„Myśl jest początkiem każdego działania”.

Ralph Waldo Emerson

 

ZASADA NUMER TRZY: DZIAŁAJ MĄDRZE

Efektywne i konstruktywne myślenie o rozwiązaniach, a nie o problemie sprawia, że podejmujemy tylko te działania, które mogą nam przynieść zamierzone rezultaty. Mówi o tym zasada Pareto 20/80.

Pomyśl proszę teraz jak wygląda zabieranie się zadań? Czym się najpierw zajmujesz? Czy zamiast wykonać ważny telefon nagle okazuje się że trzeba posprzątać kurz na półeczce w gabinecie? A może dopieszczacie wiecznie niezadowolone klientki starając się je uszczęśliwić zamiast skupić się
tych, które mogą dać wam mnóstwo nowych kontaktów? Czy zamiast koncentrować się na działaniach marketingowych podejmujecie się mnóstwa czynności, które w rezultacie okazują się zupełną stratą czasu?

Jeśli tak, czego najbardziej się boisz? Co najbardziej Cię powstrzymuje? Co daje ci koncentrowanie się na tych mało istotnych sprawach? Co zyskujesz, a co tracisz?

Włoski socjolog Pareto udowodnił, że 20 % kluczowych klientów, przynosi nam 80 % zysków. Podobnie rzecz się ma z podejmowanymi działaniami. Te 20 % działań ma na tyle efektywną
wartość, aby dać nam 80 % oczekiwanych rezultatów.

Zastanów się teraz nad tym, które z Twoich działań marketingowych, klientów, a może czynności podejmowanych w ramach swojej pracy przynoszą ci realne zyski dla realizacji Twoich celów biznesowych? Czemu zamierzasz przeznaczyć od dziś więcej uwagi? Które z działań zamierzasz wyeliminować lub oddawać im mniej czasu ze swojego cennego kalendarza?

ZASADA NUMER CZTERY: MIEJ JASNY I SPRECYZOWANY CEL

Nawet najlepsze plany mogą nie przynieść spodziewanych rezultatów, jeśli nie towarzyszy im jasno sprecyzowany, konkretny cel.

Co chcesz osiągnąć, zyskać? Jakie są Twoje rzeczywiste dążenia, pragnienia? Niby banalne
pytanie, ale brak konkretnego celu może spowodować pomieszanie priorytetów, a to z kolei, niezłe zamieszanie w Twoim kalendarzu.

Jak bardzo tego chcesz?

Czym się karmisz aby osiągnąć ten cel? A może czym karmisz swój umysł, aby sabotować ten cel w swojej własnej głowie? Jakiego języka używasz myśląc o tym celu i oceniając jego realizację w swojej głowie? Co Cię ogranicza w realizacji tego celu? A może warto podzielić Twój cel na kilka mniejszych?

W osiąganiu celów ważne jest to, co Twój umysł słyszy na poziomie podświadomym. To podobna historia do tej o „nie myśl o niebieskim słoniu”.  Pamiętasz, jak ktoś z bliskich, a może przełożony mawiał: „jesteś beznadziejna w kuchni. Ty nawet wodę potrafisz przypalić. A teraz idź. Zrób kolację”. Jaką miałeś motywację, aby tej wody nie przypalić? Aby cokolwiek zrobić?

Uwierz w to, że osiągniesz swój cel. Wyobraź sobie, jak go osiągasz. Zobacz siebie w wyobraźni w miejscu, w którym chcesz być. jak tam jest? Kto jest przy Tobie? W jakim jesteś miejscu? Jakie masz buty, torebkę, zapach perfum? jakie umowy podpisujesz? jakie widnieją na nich kwoty?

ZASADA NUMER PIĘĆ: DBAJ O SWÓJ WŁASNY WEWNĘTRZNY MONOLOG

To co inni mówią do nas i czy to przyjmujemy jest tożsame z tym, co  mówimy sobie sami. Wracając do początku artykułu – powiedzieliśmy sobie, że jesteśmy tym, co myślimy, a rzeczywistość jest odzwierciedleniem naszych wewnętrznych stanów.  Czy dobre, proaktywne słowa kierujesz do siebie wyłącznie gdy odnosisz sukcesy? A może sukces uważasz za czyste dzieło przypadku i szczęśliwego zbiegu okoliczności? Może jednak pozytywne, dobre sformułowania towarzyszą Tobie każdego poranka i napędzają Cię do życia. To, jakim paliwem się karmisz, jest widoczne w Twoim kalendarzu. To nie przypadek sprawia, że jedne osoby mają kalendarze zapełnione terminami, a inne czekają na klientki ścierając kurz z półeczki. To Ty decydujesz o tym, co będzie się działo w twojej firmie. A wszystko zaczyna się od sposobu myślenia i na nim kończy.

Przyjrzyj się temu, co do siebie mówisz. Wypisz pięć myśli dotyczących swoich celów, o których myślałaś sobie przed chwilą. Co myślisz o ich realizacji? Czy uda się je zrealizować? Co myślisz o trudnościach, które obecnie napotykasz? O twojej pracy i to, w jakim jest teraz momencie? O sobie?

Zadbaj o to, aby mówić do siebie motywujące słowa. Otocz się dobrym monologiem wewnętrznym. Jak najlepsza przyjaciółka, która wspiera w tym, abyś doszła tam, dokąd zmierzasz. Ona też widzi przeciwności. Jednak nie skupia się na nich. Skupia się na Tobie i Twojej sile, bo w Ciebie wierzy.

Ufam, że te pięć prostych zasad dodało Ci skrzydeł. Jeśli pracujesz nad swoim celem i szukasz wsparcia w realizacji swoich celów osobistych i zawodowych – prowadzę szkolenia dotyczące rozwoju swoich kompetencji osobistych, takich jak zarządzanie sobą w czasie i rozwój efektywności. Prowadzę również sesje indywidualne coachingowe. Zapraszam. Napisz do mnie. Postaram się pomóc Tobie w realizacji Twoich marzeń i planów!

Autor: Patrycja Dorsz vel Drożdż

Jeśli chciałbyś, chciałabyś poznać więcej zasad skutecznego zarządzania czasem i organizacją swojej pracy – zaglądaj na stronę, zapisz się do newslettera lub napisz do mnie. Dowiesz się, kiedy pojawi się nowy artykuł o tej tematyce, kiedy  odbędzie się najbliższe szkolenie lub webinar związany z tematyką zarządzania sobą, zadaniami lub projektami.